Kamis, 14 Oktober 2010

HRD Management : Analisa Jabatan, Rekrutmen, Seleksi dan Penempatan, Latihan dan Pengembangan, Kompensasi .


Bab I.  Analisa Jabatan :

1.        BAB I ANALISA JABATAN
2.        Analisa jabatan
o    Merupakan suatu proses yang menggambarkan informasi tentang perilaku orang yang akan menduduki jabatan (pekerjaan) dan aktivitas pekerjaannya.
o    informasi yang mencakup tujuan pekerjaan, kegiatan utama yang harus dilakukan sipelaku/pemangku pekerjaan, dan syarat-syarat yang harus dipunyai oleh si pelaku pekerjaan.
o    Berdasarkan hasil analisis jabatan, uraian tugas ( job discription ) dapat disusun dan sepesifikasi karyawan dapat dikembangkan untuk menguraikan apa yang akan dilakukan oleh pelaku pekerjaan, maupun pengetahuan, ketrampilan serta kemampuan ( knowledge, skills and abilities /KSAs).
3.         
o    Analisis jabatan juga bermanfaat dalam pencapaian sejumlah tujuan khusus berikut ini:
o    Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja tentang tugas, kondisi kerja, dan persyaratannya.
o    Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dan bawahannya.
o    Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang terkait.
o    Menyediakan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan tentang karyawan sesuai Undang-undang.
o    Menentukan arti penting dan waktu yang diperlukan seorang karyawan.
o    Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir, dan pengembangan karir.
4.         
o    Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan, secara eksternal maupun internal.
o    Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.
o    Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsungnya marger, akuisisi, dan perampingan.
o    Mengarahkan supervisor dan para pemegang jabatan dalam menulis referensi dan menyiapkan resume, baik pada waktu keluarnya karyawan maupun pada waktu mencari karyawan baru.
5.        Gambar: 6.1. Hubungan dan aspek-aspek Analisis Jabatan
o    Kegiatan SDM Lainnya:
§  Perencanaan SDM & perubahan organisasi
§  Disain job
o    Lingkungan Internal:
§  Tujuan manajemen puncak
§  Teknologi
§  Strategi Organisasi
o    Tujuan Khusus:
§  Perencanaan Karir
§  Perampingan
§  Akomodasi
Pertimbangan Hukum Analisis Jabatan
o    Uraian Tugas:
§  Tujuan
§  Kewajiban
§  Persyaratan
o    Spesifikasi Karyawan:
§  Pengetahuan
§  Ketrampilan
§  Kemampuan
§  Kepribadian
§  Minat
§  Preferensi
o    Kegiatan SDM Lainnya:
§  Rekrutmen
§  Seleksi
§  Pelatihan
§  Penilaian Kinerja
§  Kompensasi
6.        Hubungan antara analisis jabatan, diskripsi jabatan (uraian tugas), dan spesifikasi jabatan.
o    Tujuan akhir:
o    Kualitas kerja yang lebih baik
o    Kepatuhan terhadap peraturan yangberlaku
Program pebaikan produktivitas dan kualitas kehidupan kerja
o    Lingkungan dalam:
o    Tujuan dan preferensi
o    Manajemen puncak.
o    Tehnologi yang digunakan.
o    Tuntutan customer
o    Diskripsi jabatan yang memuat:
o    Tugas, wewenang dan tanggung jawab,
o    Karakteristik pekerjaan
o    Lingkungan tempat kerja
o    Standar-standar kerja
o    Spesifikasi jabatan yang memuat:
o    Ketrampilan
o    Pengetahuan
o    Kemampuan
o    Kepribadian
o    Minat
o    Preferensi dan menjadi syarat jabatan
ANALISIS JABATAN
o    Lingkungan luar:
o    Pesaing (persaingan)
o    Perkembangan Tehnologi.
o    Tuntutan customer
Peraturan yang berlaku Analisis Jabatan Menjadi dasar Dilengkapi dengan
7.        Manfaat Analisis Jabatan :
o    Pada saat organisasi baru didirikan dan program analisa jabatan baru pertama kali dilakukan.
o    Menyediakan informasi pekerjaan yang realistik bagi para pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja dan persyaratan.
o    Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dengan karyawan dalam menetapkan tugas dan tanggung jawab karyawan.
o    Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan.
8.         
o    Digunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karier, dan pengembangan karier.
o    Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan, ber-manfaat untuk memelihara kewajaran gaji atau upah baik secara eksternal maupun internal.
o    Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan.
o    Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsung merger, akuisisi, dan perampingan karyawan.
9.        Informasi-informasi yang diperlukan di dalam melakukan analisis jabatan.
o    Aktivitas pekerjaan , dapat meliputi:
§  Aktivitas yang berorientasi pada pekerjaan
§  1) aktivitas atau proses yang dikerjakan
§  2) prosedur pelaksanaan
§  3) tanggung jawab dan pertanggungjawaban
§  pribadi karyawan
§  Aktivitas yang berorientasi pada orang.
§  1) perilaku yang dituntut dalam pelaksanaan
§  pekerjaan seperti; kepekaan, pengambilan
§  keputusan, gerakan tubuh, komunikasi.
§  2) tuntutan pribadi pelaksana.
o    Mesin, alat kerja, equipment, dan alat bantu kerja lain yang digunakan .
10.      
o    3. Hal-hal khusus ;
§  material yang diproses
§  produk yang dibuat
§  pengetahuan yang diperlukan
§  layanan yang diberikan
o    4. Kinerja;
§  cara pengukuran kerja
§  standar kerja
§  analisis kesalahan
§  aspek-aspek lain
11.      
o    5. Konteks jabatan ;
§  kondisi lingkungan fisik
§  skedul kerja
§  konteks organisasi
§  konteks sosial
§  insentif (finansial non finansial)
o    6. Syarat-syarat pribadi ;
§  pengetahuan atau ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti; pendidikan, pelatihan yang pernah diperoleh, pengalaman kerja.
§  atribut pribadi, seperti; sikap, kepribadian, karakteristik fisik, minat ( preferensi).
12.     Diskripsi jabatan.
o    Memberikan informasi secara tertulis tentang tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu yang harus dilaksanakan.
o    Format diskripsi jabatan tidak standar. Karenanya, setiap organisasi akan memiliki diskripsi jabatan yang berbeda-beda.
o    Sebagian besar diskripsi jabatan terdiri dari tiga hal yaitu:
o    (1) Job Title,
o    (2) Job Identification,
o    (3) Job Duties.
13.      
o    Job Title , sangat penting karena memiliki pengaruh psikologik berkenaan dengan status seorang pekerja. Jika memungkin-kan job title dapat mengidentifikasi macam pekerjaan yang harus dilakukan.
14.      
o    Job Identifications , pada umumnya disusun setelah menetapkan job title . Job identification meliputi beberapa hal seperti lokasi (departemen) pekerjaan/jabatan, kepada siapa pemangku jabatan bertanggung jawab, dan tanggal terakhir deskripsi jabatan direvisi. Kadang-kadang juga mencakup kategori gaji/upah, jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, dan jumlah pekerja yang bekerja di departemen yang bersangkutan.
15.      
o    Job Duties , adalah pernyataan-pernyataan yang menyebutkan tugas-tugas yang harus diemban yang biasanya diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Pernyataan – pernyataan tersebut harus mengindikasi-kan bobot atau nilai masing-masing tugas.
o    Biasanya, walaupun tidak selalu , bobot atau nilai ditunjukkan dengan proporsi waktu yang dibutuhkan.
16.     Uraian Tugas
o    Uraian tugas berperan sebagai bagian dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan kerja ( employment relationship ).
o    Para karyawan menggunakan uraian tugas sebagai pedoman perilaku mereka, mengarahkan energi mereka pada aspek-aspek pekerjaan yang tampaknya paling penting. Para supervisor menggunakan uraian tugas dalam mengevaluasi kinerja dan memberikan umpan balik.
17.     Suatu uraian tugas perlu mewakili gambaran yang lengkap, antara lain:
o    Job title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan suatu kelompok posisi yang dapat saling dipertukarkan (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka.
o    Departemen atau divisi menunjukkan letak pekerjaan dalam perusahaan.
o    Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian tugas disiapkan dan apakah harus diperbarui
o    Ringkasan tugas ( job summary ), merupakan abstraksi dari pekerjaan
o    Supervisi yang diterima dan diberikan mengidentifikasikan hubungan pelaporan
o    Pelaksanaan kerja mengidentifikasikan kewajiban dan menggarisbawahi tugas pokok yang membentuk suatu pekerjaan.


Bab. II  Rekrutmen  :

1.        BAB II   REKRUTMEN Membuat pool calon karyawan baru
2.        Rekrutmen
o    A dalah upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada .
o    Agar rekrutmen efektif, tidak saja harus mempertimbangkan kebutuhan organisasi tetapi harus juga memperhatikan kepentingan masyarakat dan individu .
o    Jadi rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang digunakan untuk mendapatkan pool pelamar kerja yang memenuhi syarat. 
3. o    Kegiatan SDM lain:
§  Perencanaan SDM
o    Desain kerja
o    Analisis jabatan
o    Seleksi
o    Pelatihan dan pengembangan
o    Lingkungan:
§  Ekonomi
o    Kompetisi
o    Strategi
o    Visi dan Nilai
o    Rekrutmen:
§  Berapa banyak?
o    Dimana?
o    Siapa?
Pertimbangan Hukum
o    Internal
§  Sumber:
§  Promosi
§  Transfer
§  Rotasi Jabatan
§  Mengkaryakan kembali karyawan
§  Metode:
§  Posting
§  Daftar ketrampilan
Seleksi dan Penempatan
o    Kegiatan Rekrutmen:
§  Wawancara
o    Perluasan kesempatan kerja dan karier
Pool Pelamar yang Potensial dan Berkualitas Bagan : Hubungan dan aspek rekrutmen
o    Eksternal:
§  Sumber:
§  Referensi
§  Walk-in interview
§  Perusahaan lain
§  Agen-agen/Biro Sekolah/PT
§  Asosiasi perdagangan dan Serikat pekerja
§  Metode:
§  Radio
§  TV
§  Surat kabar
§  Jurnal
§  Perdagangan
§  Layanan komputer
§  Merger dan akuisisi
4.        Kegiatan pokok yang merupakan bagian dari rekrutmen adalah:
o    Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan dalam hal jenis pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.
o    Berupaya mendapatkan informasi mengenai perkembangan kondisi pasar tenaga kerja.
o    Menyusun bahan-bahan rekruitmen yang efektif.
o    Menyusun program rekrutmen yang sistematis dan terpadu yang berhubungan dengan kegiatan SDM lain dengan kerjasama antara manajer lini dan karyawan.
5.         
o    5. Mendapat pool calon karyawan yang berbobot atau memenuhi syarat
o    6. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekruitmen
o    7. Melakukan tindak lanjut terhadap para calon karyawan baik yang diterima maupun yang ditolak, guna mengevaluasi efektif tidaknya rekruitmen yang dilakukan.
6.        Tujuan dan arti penting rekrutmen.
o    Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan.
o    Untuk menentukan kebutuhan rekruitmen perusahaan dimasa sekarang dan yang akan datang berkaitan dengan perubahan perusahaan, perencanaan SDM, desain pekerjaan dan analis is jabatan.
o    Untuk mendukung inisiatif perusahaan dalam mengelola tenaga kerja yang beragam.
o    Untuk membantu meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi calon karyawan yang sudah jelas tidak memenuhi syarat atau yang terlalu tinggi kualifikasinya.
o    Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja.
o    Untuk mengkoordinasikan upaya rekruitmen dengan program seleksi dan pelatihan.
7.        Sumber dan Metode Untuk Mendapatkan Pelamar:
o    Lingkungan eksternal:
o    Penawaran dan permintaan tenaga kerja dengan tingkat skill yang dibutuhkan.
o    Tingkat pengangguran (tenaga kerja yang ter PHK juga akan mencari pekerjaan lain sebagai pesaing pencari kerja baru).
o    Peraturan pemerintah pusat maupun daerah tentang ketenagakerjaan.
o    Kondisi pasar tenaga kerja yang semakin banyak jumlah pencari kerja.
8.         
o    Tujuan menarik tenaga kerja dari luar:
o    Untuk mengisi jabatan baru.
o    Karena perusahaan tidak memiliki karyawan yang mempunyai kemampuan skill yang dipersyaratkan.
o    Untuk memperoleh wajah baru yang mempunyai latar belakang yang berbeda agar dapat lebih mengembangkan ide-ide baru yang lebih segar.
9.        Metode rekrutmen:
o    Internal, yaitu dengan Job Posting dan employee referral program (ERP).
o    M etode job posting membuka peluang dengan cara menawarkan kepada karyawan yang berminat untuk mengisi lowongan jabatan.
10.      
o    Manfaat dari job posting antara lain:
o    Memberi peluang bagi karyawan yang potensial untuk tumbuh dan berkembang.
o    Menyediakan peluang yang sama untuk berkembang bagi semua karyawan.
o    Menciptakan suasana keterbukaan dan membuat semua peluang terbuka bagi semua karyawan.
o    Meningkatkan kepedulian karyawan terhadap tingkatan gaji, diskripsi jabatan, prosedur umum transfer dan promosi.
o    Memotivasi kinerja karyawan.
11.     Employee Referral Program (ERP)
o    Merupakan iklan dari mulut ke mulut (getok tular) di mana karyawan dapat memberikan referensi kepada kawannya yang memenuhi syarat untuk ikut melamar.
o    Metode ini dinilai cukup murah walaupun pada akhirnya rekruitmen juga diikuti oleh kandidat dari luar. ERP yang sukses bisa dilakukan dengan memberikan bonus tertentu jika individu yang ada dalam perusahaan mampu merekomendasikan kandidat yang dibutuhkan.
o    Disamping itu dalam kondisi perusahaan membutuhkan karyawan dalam jangka pendek perusahaan bisa menggunakan rekrutmen berdasarkan kontrak
12.      
o    Lingkungan internal
o    Promotion within dengan memperhatikan kondisi tenaga kerja di dalam perusahaan pada saat sekarang.
o    Metode penarikan:
o    P romosi jabatan – memindahkan karyawan dari jabatan yang ada ke jabatan yang lebih tinggi.
o    Transfer pekerjaan – karyawan lama dipindahkan secara menyamping ke jenis pekerjaan yang lain. Metode ini sering digunakan untuk mengembangkan kemampuan karyawan yang memiliki wawasan perusahaan yang luas.
o    Rotasi pekerjaan – metode ini dapat untuk memperkenalkan karyawan kepada berbagai aspek kehidupan perusahaan. Program-program semacam ini memberi karyawan perspektif yang berbeda serta kesempatan untuk mencoba posisi baru tanpa takut gagal.
13.     Keunggulan dan kelemahan sumber intern dan ekstern.
o    Pendidikan dari dalam organisasi.
o    Dapat menurunkan produktivitas
o    kerja bagi yang tidak dipromosi.
o    Permasalahan –permasalahan
o    promosi yang muncul di
o    perusahaan.
o    Memerlukan program manajemen
o    yang sempurna.
o    Meningkatkan moral kerja karyawan
o    Pengujian kemampuan yang lebih baik.
o    Untuk beberapa jabatan biayanya murah.
o    Motivator kinerja yang lebih baik
o    Sudah dapat segera diangkat pada tahap entry.
Kelemahan Keunggulan Intern
14.      
o    Tidak memilih seseorang yang sebenarnya paling cocok.
o    Dapat mengundang permasalahan
o    kerja bagi calon intern.
o    Memerlukan waktu untuk penyesuaian atau orientasi.
o    Dapat membangun sikap “inilah cara kerja di perusahaan ini”.
o    Ide atau perspektif baru
o    Lebih murah dibanding melatih
o    menjadi karyawan yang
o    profesional.
o    Kerahasiaan terjamin, terutama
o    bagi pesaing.
Kelemahan Keunggulan Ekstern
15.     Kriteria evaluasi program rekruitmen: 1. Sikap awal pekerjaan, seperti: - Kepuasan terhadap pekerjaan (jabatan) - Komitmen terhadap organisasi - Pernyataan diskriptif mengenai pekerjaan (jabatan) – untuk dibandingkan dengan harapa n sebagai orang luar. - Rencana untuk mengundurkan diri. 2. Kinerja. Kemampuan melaksanakan tugas dengan baik. Post-entry 1. Harapan awal pada pendatang baru 2. Alasan pelamar memilih organisasi. Entry Kemampuan organisasi merekrut pendatang baru Pre-entry Kriteria Tahap entry
16.     Wawancara
o    Untuk menjaga konsistensi pertanyaan, biasanya organisasi
o    menggunakan model wawancara terpola atau terstruktur
o    ( patterned/structured interview ).
o    Wawancara terstruktur meliputi langkah-langkah berikut:
o    Melaksanakan analisis skill – melalui studi terhadap diskripsi jabatan dan mereview skill yang diperlukan.
o    Memilih dimensi-dimensi skill - dimensi skill menggambarkan perilaku yang dituntut di dalam melaksanakan pekerjaan (memangku jabatan).
o    Menyusun pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.
o    Melaksanakan wawancara.
o    Mengevaluasi hasil wawancara – untuk diberi nilai atau bobot .
17.     Model-model wawancara lain
o    S elain model wawancara terstruktur adalah ; wawancara panel dan wawancara stress.
o    Pada wawancara panel pelamar diwawancarai beberapa orang, biasanya dipakai untuk posisi manajer.
o    Wawancara stress digunakan untuk melihat reaksi dan mengukur kemampuan calon mengatasi kondisi tegang, seperti gangguan (diributi), rasa malu, frustasi , dan sebagainya. 
Bab.III   Seleksi dan penempatan :

1.        SELEKSI dan PENEMPATAN
2.         
o    Seleksi  :    Proses menggali dan menggunakan informasi tentang pelamar untuk menentukan siapa yang paling tepat mengisi lowongan jabatan yang ditawarkan.
o    Penempatan Usaha mencocokkan ( matching ) individu dengan pekerjaan : kebutuhan (spesifikasi jabatan) dengan pengetahuan, skill, kemampuan, preferensi, minat, dan kepribadian pelamar.
3.         
o    Keputusan seleksi  :   “ Orang yang tepat pada jabatan yang tepat ”  / the right man on the right place.
o    Ketepatannya tergantung kepada keco - cokan (matching) antara pengetahuan, skill dan tuntutan jabatan; serta antara kepribadian, minat dan preferensi dan peluang dan budaya organisasi (total) .
4.     Lowongan jabatan dapat terjadi karena :
o    1. Jabatan yang baru (diciptakan)
o    2. Pensiun, transfer, pengunduran diri (sukarela), demosi, atau pemecatan.
o    Keputusan akhir seleksi dan penempatan :
o    Mengangkat karyawan baru (dari luar) atau mentransfer dari dalam organisasi yang bersangkutan
5.        TUJUAN SELEKSI DAN PENEMPATAN
o    Prosedur seleksi dan penempatan sangat penting artinya bagi organisasi, terutama bagi SDM.
o    Jika dilaksanakan dengan benar, prosedur tersebut akan dapat digunakan untuk  memengaruhiàmemastikan perusahaan memiliki karyawan yang baik  produktivitas.
o    Prosedur seleksi dan penempatan harus kongruen dengan lingkungan luar dan dalam, padu dengan aktivitas SDM lain .
6.         
o    Aktivitas manajemen
o    SDM lain :
o    Perencanaan SDM
o    Disain jabatan
o    Analisis jabatan
o    Rekrutmen
o    Penilaian kinerja
o    Pelatihan dan
o    pengembangan
o    7. Kompensasi
o    Lingkungan dalam
o    organisasi :
o    Strategi organisasi
o    Budaya organisasi
Kriteria seleksi dan m etode pengujian POOL PELAMAR POTENSIAL
o    Informasi pelamar
o    Wawancara
o    Tes
o    Formulir isian
o    Referensi
o    Tes kesehatan
o    Simulasi
Pertimbangan hukum
o    Proses pembuatan
o    k eputusan :
o    Single predictor
o    Multiple predictor
o    Keputusan seleksi
o    Tolak
o    Tahan
o    Angkat
o    Promosi
o    Transfer
o    Lepas
o    PHK
Evaluasi Keputusan seleksi 1. Validitas 2. Reliabilitas 3. Utilitas 4. Tujuan Pengangkatan 5. Kinerja karyawan 6. Strategi penca- paian
7.        PERANAN MANAJER LINI
o    Membantu mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja melalui aktivitas perencanaan SDM, membantu mengidentiffikasi strategi dan analisis jabatan, mengevaluasi pelamar, dan menilai kinerja karyawan.
o    Peranan ini berlaku untuk pencarian tenaga kerja dari dalam maupun dari luar organisasi.
o    Peranan tersebut semakin besar jika organisasi menggunakan metode pencarian dari dalam.
8.        PERANAN MANAJER DALAM PROMOSI DAN TRANSFER
o    Promosi dapat terjadi di departemen, divisi, ataupun di organisasi, maupun posisi non manajerial.
o    Manajer lini memberi pertimbangan siapa yang pantas/layak dipromosi atau transfer.
o    Manajer penerima juga dilibatkan dalam membuat keputusan menentukan orang yang paling layak masuk dalam tim-nya.
9.        PERANAN DEPARTMEN SDM DLM SELEKSI
o    Bertanggung jawab mengumpulkan informasi rinci tentang pelamar dan mengatur jadwal waktu wawancara antara pelamar dan manajer lini.
10.     PROSES SELEKSI
o    1. Mengevaluasi tuntutan jabatan (spesifikasi jabatan ) dan kebutuhan organisasi untuk menetapkan kriteria.
o    2. Menyimpulkan tipe orang yang dibutuhkan untuk dasar penentuan predictor yang layak digunakan.
o    3. Mendisain metode atau proses yang memungkinkan kedua pihak – pelamar dan organisasi – bertukar informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yangditawarkan.
o    4. Membuat sintesa informasi yang berhasil dikumpulkan dan membuat keputusan seleksi.
11.     LANGKAH-LANGKAH PROSES SELEKSI Pengisian formulir Wawancara pendahuluan Tes Kemampuan Kepribadian dan minat Simulasi kerja Cek referensi dan latar belakang Wawancara lanjutan
o    Analisis dan
o    Membuat
o    Keputusan
o    Tolak
o    Tahan
o    T awarkan
o    pekerjaan
Test kesehatan Penempatan paling tepat Pemberitahuan Kepada pelamar Pengarsipan Untuk Keperluan Legal dan riset Tindaklanjut Untuk memastikan Pelamar Menerima tawaran
12.     PENGETAHUAN, SKILL, DAN KEMAMPUAN YANG DIPERLUKAN UNTUK TIM KERJA
o    SKILL KOMUNIKASI
§  Memahami komunikasi verbal dan nonverbal
§  Mendengarkan tanpa mengevaluasi
§  Memberi feedback kepada orang lain
§  Mendorong orang lain untuk memberikan kontribusi
§  Mem-fasilitasi komunikasi lintas tim
o    SKILL PEMECAHAN MASALAH
§  Mengidentifikasi masalaah bersama orang lainh
§  Mengumpulkan data untuk didiagnosa
§  Membuat usulan dan menganalisis alternatif solusi
§  Mengimplementasi solusi
§  Mengevaluasi hasil
13.      
o    SKILL MENJADI ANGGOTA KELOMPOK
§  Memahami tahap pembentukan kelompok
§  Memanajemeni dinamika kelompok
§  Memahami peranan-peranan sosial, tugas, individu.
§  Memiliki pengetahuan tentang team project planning, goal setting, eksekusi, evaluasi, dan pembelajaran
§  Memanjemeni konflik dalam kelompok
§  Memahami gaya interaksi anggota kelompok
§  Mengenali variasi tipe team yang ada digunakan oleh organisasi
o    SKILL MANAJEMEN KINERJA
§  Memahami kebutuhan untuk mencapai misi dan tujuan team
§  Memantau dan mengukur kinerja kelompok
§  Memahami self-management dan konsep-konsep manajemen tim
§  Mampu belajar dari pengalaman lalu.
14.     TEKNIK UNTUK MENGGALI INFORMASI TTG PELAMAR
o    Pengisian formulir lamaran
o    Daftar isian informasi biografi dan test biodata
o    Verifikasi referensi dan latar pribadi
15.     TES TERTULIS
o    Tes kemampuan dan tes sikap (aptitude test)
o    Tes kepribadian
§  Extraversion (sociable, talkative, assertive)
§  Agreeableness (good-natured, coopertaive, assertive)
§  Conscientiousness ( responsible, depandable, persistent, achievement oriented)
§  Emotional stability or instability (tense, insecure, nervous)
§  Openness to experience ( imaginative, artistically sensitive, intellectual)
o    Inventarisasi preferensi dan minat à berguna matching orang dengan pekerjaan yang disenanginya.
16.     SIMULASI
o    Seringkali disebut sebagai work sample test. Meminta pelamar untuk menyelesaikan aktivitas verbal atau fisik pada kondisi tes yang terstruktur
o    Test ini digunakan untuk mengukur apa yang diketahui oleh peserta test dan mengevaluasi kemampun individu mengerjakan pekerjaan.
17.     ASSESMENT CENTER
o    Assesment center mengevaluasi seberapa baik pelamar atau karyawan melakukan tugas sebagai manajer atau pada posisi yang lebih tinggi.
o    Assesment center efektif untuk memilih karyawan pada organisasi yang berorientasi pada t eam kerja
18.     WAWANCARA
o    Wawancara dilakukan pada awal dan selama proses seleksi.
o    Wawancara:
§  Terstruktur
§  Tidak terstruktur
§  Stress interview
§  Computerized interview
o    Pewawancara tunggal atau lebih dari satu 

Bab. IV  Sosialisasi, pelatihan , dan pengembangan Karyawan  :

1.         
2.        SOSIALISASI, PELATIHAN, DAN PENGEMBANGAN
o    Usaha yang terencana dan terus-menerus dilakukan oleh manajemen untuk meningkatkan kompetensi karyawan di lingkungan organisasi
3.                    SOSIALISASI
o    Sosialisi
§  Usaha mengenalkan struktur organisasi, aturan dan peraturan, kebijakan-kebijakan, sistem dam prosedur, dan budaya organisasi ( corporate culture ) kepada karyawan baru.
§  Usaha mengenalkan budaya kerja baru kepada semua karyawan .
4.        TUJUAN UTAMA PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
o    Membawa suasana perubahan yang diinginkan organisasi:
§  Pendekatan atau cara baru dalam memanajemeni orang.
§  Peningkatan keterampilan mengoperasikan mesin dan peralatan kerja lain.
§  Peningkatan kemampuan manajerial
5.        MINUS
6.        PROGRAM PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
o    Mengubah kelompok kerja dan individu dalam menjaga dan memperbaiki tingkat efisiensi kerjanya.
7.        TUJUAN DAN LINGKUP PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
o    Mengantisipasi perubahan lingkungan
o    Meningkatkan produktivitas
o    Mempersiapkan dan menyesuaikan kemampuan karyawan dengan perkembangan atau perubahan teknologi.
o    Meningkatkan komitmen dan persepsi karyawan terhadap organisasi.
o    Mendorong menciptakan ide-ide baru.
8.        KARAKTERISTIK SDM BERKUALITAS
o    Mempunyai komptensi dalam bidangnya
o    Mempunyai komitmen tinggi thd bidang pekerjaan yang ditekuninya dan menyukai tantangan
o    Berkemampuan melihat, mengantisipasi, dan menangani peluang-peluang secara profesional
o    Menjaga kehormatan lembaga tempat karyawan ybs bekerja.
o    Memiliki pola ppikir yang sistematik
o    Mampu berinteraksi dengan orang lain dan lingkungannya.
9.        FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
o    Dorongan dan manajer
o    Struktur organisasi
o    Sikap karyawan
o    Perkembangan teknologi
10.     INDIVIDU KELOMPOK
o    Proses perubahan
o    Organisasi dan kelompok
o    Teknologi
o    Individu
o    Individu dan teknologi (sosio-teknologi
o    Tuntutan perubahan
o    Customer
o    Masyarakat
o    Pesaing
o    Perkembangan teknologi
o    Peraturan
11.     PROSES , PROSEDUR DAN HUBUNGAN-HUBUNGAN PELATIHAN & PENGEMBANGAN Level pelatihan Pelatih? Di mana? Bagaimana? Disain? Materi?
o    Aktivitas-aktivitas MSDM lain:
o    Perencanaan
o    SDM
o    Analisis jabatan
o    Rekrutmen & seleksi
o    Penilaian kinerja
o    Kompensasi
o    Lingkungan dalam organisasi:
o    Manajemen puncak
o    Teknologi yang digunakan
o    Budaya organisasi
o    Analisis:
o    Organisasi
o    Pekerjaan (Jabatan)
o    Individu
o    Level pelatihan:
o    Masa Orientasi
o    Skill teknis dasar
o    Skill hubungan antarindividu
o    Skill konseptual
o    Sasaran:
o    Karyawan baru
o    Karyawan lini pertama
o    Manajer level menengah
o    Manajer level atas
o    Tujuan:
o    Kinerja lebih baik
o    Kepuasan kerja
Peraturan yang berlaku Evaluasi & revisi Masalah-masalah pelatihan
12.     MODEL PROGRAM PELATIHAN SDM TAHAP PENILAIAN
o    Menilai kebutuhan instruksional :
o    Organisasi
o    Pekerjaan
o    Karyawan
o    Demografi
Penetapan tujuan pelatihan TAHAP PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN Memilih media dan prinsip pembelajaran Melaksanakan pelatihan Menciptakan kondisi untuk melakukan pemeliharaan TAHAP EVALUASI Penetapan kriteria Test pendahuluan peserta Memantau pelaksanaan pelatihan Mengevaluasi hasil pelatihan Mengevaluasi transfer
13.     ON THE JOB ON SITE BUT NOT ON THE JOB OFF THE JOB Job instruction training (JIT) Instruksi terprogram (Programmed instruction) Kursus formal Magang (apprenticeship) Video tape Simulasi Internship & assistanceship Videodisk Assesment centre Rotasi jabatan Pelatihan video interaktif Role playing Bantuan pengawasan & monitoring Telekomunikasi Pelatihan sensitivitas Wilderness trip
14.     METODE PELATIHAN UNTUK MANAJER
o    BUSINESS GAMES
o    IN BASKET TRAINING
o    STUDI KASUS
o    ROLE PLAYING
o    MEHAVIOR MODELLING
o    ROTASI JABATAN
o    INSTRUKSI TERPROGRAM
o    DISKUSI
o    COMPUTER ASSISTED INSTRUCTION (CAI)
o    KULIAH
15.     METODE PELATIHAN UNTUK KARYAWAN OPERASIONAL
o    MAGANG
o    SIMULASI
o    VESTIBULE TRAINING
o    COACHING

Bab.V  Kompensasi  :

1.        KOMPENSASI TOTAL
o    Aktivitas organisasi melakukan penilaian terhadap kontribusi karyawan agar dapat mendistribusi ganjaran (reward), moneter dan nonmoneter secara adil, yang sesuai dengan kemampuan organisasi dan peraturan yang berlaku.
2.        KOMPENSASI TOTAL
3.         
4.         
5.         
o    Lingkungan internal
o    Strategi
o    Budaya organisasi
o    Aktivitas MSDM lain
o    Analisis jabatan
o    Rekrutmen dan seleksi
o    Penilaian kinerja
o    Hubungan dgn SP
o    Lingkungan luar
o    Pasar tenaga kerja
o    Kompensasi total
o    Kompensasi langsung
o    Kompensasi berbasis
o    kinerja
o    Kompensasi tidak
o    langsung
o    Evaluasi jabatan
o    Peringkat
o    Klasifikasi jabatan
o    Komparasi faktor
o    jabatan
o    Berbasis skill
o    Hay plan
o    Point
o    TUJUAN
o    Menarik calon karyawan
o    Menahan karyawan yang baik
o    Memotivasi karyawan
o    Unggul dlm persaingan
o    Laba
o    Berkembang
o    Survival
PRODUKTIF KUALITAS KEHIDUPAN KERJA NYAMAN TAAT ATURAN ASPEK DAN HUBUNGAN DI DALAM KOMPENSASI TOTAL
6.         
o    Lingkungan Eksternal
o    Pasar tenaga kerja
o    Serikat Pekerja
o    Pesaing
o    Lingkungan internal
o    Siklus hidup organisasi
o    Budaya perusahaan
o    Keberagaman budaya
o    Strategi bisnis
o    Kegiatan MSDM lain
o    Analisis jabatan
o    Rekrutmen dan seleksi
o    Penilaian kinerja
o    Hubungan SP-Manajemen
o    Sasaran Pembayaran
o    Menarik
o    Mempertahankan
o    karyawan yg baik
o    Memotivasi
o    Mengembangkan
o    Pilihan Stategis
o    Hubungan dgn bisnis
o    Struktur internal
o    Kesamaan (keadilan)
o    Internal
o    Administrassi
o    Fokus kerja
o    KOMPENSASI
o    TOTAL
o    Upah atau gaji pokok
o    Kompensasi berbasis
o    keterampilan
o    Kompensasi tidak
o    langsung
Pertimbangan hukum dan pajak
o    HASIL
o    Produktivitas
o    Keunggulan kompetitif
o    Fleksibilitas
o    Kualitas lingkungan kerja
o    dan non kerja yang tinggi
HUBUNGAN DAN KONSEKUENSI KOMPENSASI MONETER
7.        TUJUAN KOMPENSASI TOTAL
o    Menarik pelamar potensial
o    Mempertahankan karyawan yang baik
o    Memotivasi karyawan berkinerja tinggi
o    Melaksanakan peraturan yang berlaku
o    Memfasilitasi tujuan stratejik organisasi
o    Menguatkan dan menegaskan struktur organisasi
8.        SIKLUS HIDUP ORGANISASI AWAL PERTUMBUHAN KEDEWASAAN PENURUNAN KEMAMPUAN WAKTU
9.        Kondisi pasar Tenaga kerja Kebijakan pemerintah Biaya hidup Tingkat gaji wilayah Tawar-menawar gaji Antara perusahaan & Serikat Pekerja Kondisi Ekonomi LINGKUNGAN INTERNAL Kompensasi Finansial individu Kemampuan membayar Nilai relatif karyawan Nilai relatif jabatan Serikat pekerja FAKTOR INTERNAL DAN EKSTENAL YANG MEMENGARUHI GAJI/UPAH LINGKUNGAN EKSTERNAL
10.     LANGKAH PENENTUAN GAJI POKOK
o    Melakukan evaluasi jabatan
o    Menentukan kelas-kelas jabatan
o    Menetapkan struktur gaji
o    Melakukan survai gaji
o    Menentukan besarnya gaji per jenis pekerjaan
11.     EVALUASI JABATAN
o    C ara yang lazim digunakan untuk menentukan besar gaji pokok pekerjaan-pekerjaan yang berbeda di dalam organisasi.
12.     LANGKAH EVALUASI JABATAN
o    1. Mempelajari diskripsi dan spesifikasi jabatan
o    2. Menentukan faktor-faktor jabatan yang organisasi bersedia membayarnya
o    3. Menentukan cara mengevaluasi faktor-faktor jabatan
o    4. Menentukan siapa yang akan melakukan evaluasi jabatan
13.     KRITERIA FAKTOR JABATAN
o    Mewakili aspek pokok isi jabatan – yang organisasi bersedia membayarnya
o    Tidak berlebihan atau tumpang tindih
o    Dapat didefinisikan dan diukur
o    Mudah dipahami oleh karyawan dan manajer
o    Penggaliannya murah
o    Mengikuti aturan yang berlaku.
14.     METODE MENGEVALUASI FAKTOR JABATAN
o    Peringkat
o    Klasifikasi jabatan
o    Point rating
o    Hay plan
o    Komparasi faktor jabatan
o    Evaluasi berbasis skill
15.     PENENTUAN KELAS JABATAN
o    LANGKAH PENENTUAN GAJI POKOK
o    Sebelum besarnya gaji pokok per jenis jabatan ditetapkan, perlu lebih dahulu diputuskan kelas-kelas jabatan.
o    Kelas jabatan pada dasarnya merupakan pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis
o    Tujuan pengelompokan adalah untuk memudahkan pengadministrasian gaji secara keseluruhan
16.     CONTOH PENENTUAN STRUKTUR GAJI DARI HASIL EVALUASI JABATAN 100 200 300 400 500 NILAI JABATAN (TOTAL POINT) Rp100 Rp300 Rp1100 SKALA GAJI KELAS JABATAN A B C
17.      
18.     TIPE-TIPE KOMPENSASI BERBASIS KINERJA
o    Incentive pay plan
o    Pemberian insentif dengan menggunakan basis produktivitas (individu, kelompok, atau organisasi)
o    Merit pay plan
o    Pemberian insentif berupa persentasi tertentu dari gaji pokok
o    Besarnya insentif dikaitkan secara subyektif dengan hasil penilaian kinerja
19.     SISTEM KOMPENSASI BERBASIS KINERJA Merit Pay Plan Incentive Play Plan Individu Kelompok Hanya satu tipe - % tertentu dari gaji pokok sesuai dengan hasil penilaian kinerja
o    Piece work plan
o    Standard hour plan
o    Measured day work
o    Sales incentive plan
o    Managerial incentive plan
o    Suggestion system
o    Scanlon plan
o    Rucker plan
o    Profit sharing plan
20.     CONTOH MERIT PAY PLAN PERINGKAT KINERJA Posisi Skala Gaji Pada Saat Ini GOLONGAN I GOLONGAN II GOLONGAN III GOLONGAN IV GOLONGAN V SEMPURNA Naik 13 – 14% Naik 11 – 12% Naik 9 – 10% Naik 6 – 8% Naik 3 – 5% DIATAS RATA-RATA Naik 11– 12% Naik 9 – 10% Naik 7 – 8% Naik 6 % Naik 3 % BAGUS Naik 9 – 10% Naik 7 – 8% Naik 5% Naik 3% TUNDA KENAIKAN MEMUASKAN Naik 7 – 8% Naik 5% TUNDA KENAIKAN TUNDA KENAIKAN TIDAK NAIK TIDAK MEMUASKAN TIDAK NAIK TIDAK NAIK TIDAK NAIK TIDAK NAIK TIDAK NAIK
21.     KENDALA KOMPENSASI BERBASIS KINERJA
o    Kesulitan dalam merinci dan mengukur kinerja
o    Masalah dalam mengidentifikasi kinerja yang perlu diberi reward.
o    Kesulitan dalam mengaitkan kinerja dengan reward.
22.     USAHA UNTUK MENGATASI KENDALA
o    Program dikomunikasikan ke seluruh jajaran organisasi.
o    Program mudah mudah dipahami dan mudah penghitungannya.
o    Karyawan diajak serta merumuskan program.
o    Karyawan yakin bahwa mereka diperlakukan dengan adil.
o    Karyawan yakin bahwa perusahaan dapat dipercaya
o    Insentif dibayar segera setelah kinerja dilaksanakan
23.     KOMPENSASI TIDAK LANGSUNG
24.      
o    Program perlindungan
o    Publik
o    Pribadi
o    Gaji ketika tidak bekerja
o    On the job
o    Off the job
o    Layanan
o    Umum
o    Terbatas
25.     PROGRAM PERLINDUNGAN
o    PUBLIK
o    PRIBADI
o    JAMSOSTEK
o    Asuransi kecelakaan kerja
o    Tunjangan kematian
o    Tunjangan hari tua
o    Program pensiun
o    Asuransi kesehatan (ASKES)
o    Tabungan
26.     GAJI TIDAK BERKERJA
o    ON THE JOB
o    OFF THE JOB
o    Waktu istirahat
o    Ijin untuk kepentingan pribadi (selama jam kerja)
o    Pelatihan
o    Cuti tahunan
o    Cuti sakit
o    Cuti menjalankan ibadah agama
o    Cuti hamil/haid- bagi perempuan
o    Cuti untuk kepentingan pribadi
27.     PROGRAM LAYANAN
o    UMUM
o    TERBATAS
o    Jemputan
o    Klinik
o    Kantin
o    Makan
o    Konseling
o    Biaya pindah
28.     TUJUAN KOMPENSASI TIDAK LANGSUNG
o    Meningkatkan daya tarik organisasi
o    Meningkatkan moral kerja karyawan
o    Mengurangi perputaran tenaga kerja
o    Meningkatkan kepuasan kerja
o    Meningkatkan motivasi kerja karyawan
o    Meningkatkan imaji (image) organisasi dari sudut pandang karyawan 
29.     SOAL-SOAL LATIHAN  :
o    Apakah yang dimaksud dengan kompensasi? Sebutkanlah unsur-unsur total kompensasi berikut contohnya.
o    Sebut dan uraikanlah faktor-faktor yang memengaruhi penentuan kompensasi total.
o    Sebutkanlah sekurang-kurang 4 tujuan kompensasi total dan jelaskanlah masing-masing dengan rngkas.
o    Sebutkan dan jelaskanlah dengan ringkas langkah-langkah penentuan gaji pokok karyawan. Jelaskanlah pula manfaat survai gaji dalam penentuan gaji pokok.
o    Apakah yang dimaksud dengan kompensasi berbasis kinerja? Berilah contohnya dan jelaskan masing-masing.
30.      
o    6. Sebutkanlah pula kendala-kendala kompensasi berbasis kinerja berikut cara-cara mengatasinya.
o    Sebutkanlah tipe-tipe kompensasi tidak langsung dan sebutkan pula tujuan organisasi menyediakan kompensasi tidak langsung dan jelaskanlah masing-masing dengan ringkas.


Contoh job description unit-unit kerja yang ada di Bank :
1.     Analis Kredit, Wewenang
o    Analisis Kredit (Mingguan)
o    Di bawah pengarahan seorang Ioan officer yang mengawasi:
§  Melakukan analisis terhadap riwayat perusahaan, posisi industrinya, kondisi saat ini, prosedur akunting, dan persyaratan kredit.
§  Melakukan review atas laporan kredit, dengan meringkas analisis dan merekomendasikan tindakan untuk calon peminjam yang potensial.
§  Melakukan review dan membuat ringkasan kinerja peminjaman yang ada saat ini dengan membuat dan menindaklanjuti laporan kredit dan Lembar Kesesuaian Perjanjian Credit.
  
o    Operasi (Mingguan )
§  Membantu nasabah mangatasi masalah dan kebutuhan yang berhubungan dengan bank.
§  Memberikan informasi kredit nasabah pada pihak-pihak yang sah.
§  Melakukan analisis pada account profitability dan kesesuaian dengan susunan neraca. Menyampaikan hasilnya pada nasabah.
§  Memberikan penghargaan pada Bagian Pencatatan Pinjaman, dalam penerimaan dan pembayaran dana dan dalam pembukuan pinjaman.
§  Mengoreksi kesalahan internal. 
2.   
0    Dokumentasi Kredit (Mingguan)
§  Membuat dokumentasi kredit yang diperlukan.
§  Membantu nasabah melengkapi dokumen kredit.
§  Memeriksa dokumen kredit segera setelah akad kredit demi kelengkapan dan akurasi.

o    Sistem Informasi/Laporan
§  Menyiapkan laporan kredit, menggambarkan dan menganalisis hubungan nasabah dan komitmen kredit; menyiapkan input ke dalam sistem informasi.
§  Memantau akurasi laporan kredit.
3.      
o    Hubungan Nasabah/Internal (Mingguan)
§  Membina hubungan dengan nasabah dengan berusaha mengenal produk, fasilitas, dan industri mereka.
§  Berkomonikasi dengan nasabah dan bank lain untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan pinjaman dan menjawab berbagai pertanyaan.
§  Menyiapkan laporan mengenai nasabah dan kontakdengan prospek kontak dan tindak lanjutnya.
§  Membuat memo mengenai kejadian-kejadian yang mempengaruhi nasabah dan prospek.
4.      
o    Assisten Officer (Bulanan)
§  Membantu pejabat yang diberi tugas dengan menyiapkan informasi pendukung kredit, menulis ringkasan hubungan dengan nasabah, dan mendampingi kunjungan atau melakukan kunjungan sendiri.
§  Melakukan pementauan rekening dan melakukan review serta memelihara file kredit dengan sebaik-baiknya.
§  Melakukan koordinasi aliran dokumen ke bank yang terkait dengan pinjaman.
§  Menjawab pertanyaan atau permintaan nasabah saat pejabat yang berwenang tidak berada di tempat.
5.      
o    Asisten Divisi (Bulanan )
§  Mewakili bank dalam kegiatan industri.
§  Mengikuti perkembangan industri/ wilayah.
§  Membantu Manajer Divisi merencanakan pendekatan divisi dan prospek untuk bisnis baru.
§  Mewawancarai para pelamar posisi Loan Assistant.
§  Menyiapkan pendukung/ pengganti jika pejabat yang berwenang tidak ada ditempat.
6.      
o    Pengetahuan dan Ketrampilan yang perlu dimiliki karyawan :
o    Ketrampilan komunikasi lisan, termasuk mendengarkan dan mengajukan pertanyaan.
o    Ketrampilan akuntansi tingkat menengah.
o    Ketrampilan menulis.
o    Ketrampilan melakukan riset/membaca untuk memahami dokumen-dokumen keuanagn atau hukum.
o    Ketrampilan organisasi atau analitis.
7.      
o    Pengetahuan dan Ketrampilan
o    Ketrampilan sosial untuk mewakili Bank dan meningkatkan citranya.
o    Ketrampilan penjualan.
o    Pengetahuan mengenai kebijakan kredit dan pelayanan Bank.
o    * Ketrampilan menggunakan terminal komputer di bank.
o    * Pengetahuan istilah-istilah hukum yang berkaitan dengan  perbankan.
o    Ketrampilan bekerja mandiri.
o    Efisiensi kerja dibawah tekanan.
o    Ketrampilan menjadi penghubung ( interfacing ).
o    Pengetahuan dasar-dasar keuangan perusahaan.




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar